ക്യാഷ് ബുക്ക് കൈകാര്യം ചെയ്യലും,സൂഷിപ്പും
കേരള ട്രഷറി കോഡിലെ റൂൾ 92 (എ), വാല്യം 1 പ്രകാരം ക്യാഷ് ബുക്ക് സൂക്ഷികേണ്ടത് ഓഫീസ് മേധാവിയുടെ ചുമതല ആണെന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നു.ഓഫീസ് മേധാവി ടൂറിൽ ആകുമ്പോൾ താഴെയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് (ഗസറ്റഡ് അല്ലെങ്കിൽ നോൺഗാസെറ്റഡ്) ക്യാഷ് ബുക്ക് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന്റെ എല്ലാ ചുമതലകളും നൽകാവുന്നതാണ് .ഓഫീസ് മേധാവി അതിന്റെ കൃത്യത പരിശോധിക്കുകയും ക്യാഷ് ബുക്കിലെയും മറ്റ് കണക്റ്റുചെയ്ത റെക്കോർഡുകളിലെയും എൻ‌ട്രികൾ, അവ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും സ്ഥിരീകരിക്കുകയും ക്യാഷ് ബാലൻസ് കൂടാതെ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തി സൈൻ ചെയ്യണം.[റൂൾ കേരള ട്രഷറി കോഡിന്റെ 131 (സി), വാല്യം I].
- എല്ലാ പണമിടപാടുകളും നടന്നയുടനെ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ചേർക്കണം
- ചെക്ക് / ഡ്രാഫ്റ്റ് പണമായി കണക്കാക്കണം. അത് ലഭിച്ചയുടനെ അത് ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ചേർക്കണം . ചെക്ക് / ഡ്രാഫ്റ്റ് എൻ‌ക്യാഷ് ചെയ്ത തീയതി ക്യാഷ് ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം
- ഓരോ ദിവസവും ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതി ക്ലോസിങ് ബാലൻസ് തുക കറക്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കണം. ഓരോ ദിവസവും ക്യാഷ് ബുക്കിലെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസിന്റെ കണക്കു എഴുതി ഡിഡിഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തണം
- ക്യാഷ് ബുക്കിലെ എല്ലാ എൻ‌ട്രികളും ഒറിജിനൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഡിഡിഒ പരിശോധിക്കണം.
- രസീത് ബുക്ക് കൗണ്ടർ ഫോയിൽ, ബിൽ രജിസ്റ്റർ, ചെക്ക് രജിസ്റ്റർ, വൗച്ചറുകൾ, പേയ്മെന്റ് രസീതുകൾ തുടങ്ങിയവയും ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ആകെത്തുകയും. ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഓരോ എൻ‌ട്രിക്കും നേരെ ഡിഡിഒ അതിന്റെ കൃത്യത പരിശോധിച്ചു ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം
- ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ബാലൻസ് ദിവസേന ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ അടിയിലോ പ്രത്യേക രജിസ്റ്ററിലോ വിശകലനം ചെയ്യണം, അതിൽ നിന്ന് എത്ര കാലം പണം വിതരണം ചെയ്യപ്പെടാതെ കിടക്കുന്നുവെന്നോ അല്ലെങ്കിൽ പണം സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നില്ലെന്നോ ഡിഡിഒയ്ക്ക് എളുപ്പത്തിൽ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും.
- ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ഒരിക്കൽ ചെയ്ത എൻ‌ട്രി മായ്‌ക്കുകയോ തിരുത്തിയെഴുതുകയോ ചെയ്യുന്നത് കർശനമായി നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും തെറ്റ് കണ്ടെത്തിയാൽ, തെറ്റായ എൻട്രിയിലൂടെ പേന വരച്ച് വരികൾക്കിടയിൽ ചുവന്ന മഷിയിൽ ശരിയായത് ചേർത്ത് അത് ശരിയാക്കണം. ഓരോ തിരുത്തലും ഡിഡിഒ തന്റെ തീയതി ചേർത്ത് ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം
- ഓഫീസ് ഹെഡ് മാസാവസാനത്തോടെ ക്യാഷ് ബുക്കിലെ ക്യാഷ് ബാലൻസ് പരിശോധിക്കുകയും തീയതിയിൽ ഒപ്പിട്ട പണത്തിന്റെ ഭൗതിക പരിശോധനയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഒരു സർട്ടിഫിക്കറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം
- ക്യാഷ് ബുക്കിൽ മെഷീൻ പേജ് നമ്പർ ഉപയോഗിക്കണം. ക്യാഷ് ബുക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഡിഡിഒ ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ പേജ് നമ്പറിനെക്കുറിച്ച് പരിശോധിക്കുകയും ഒന്നാം പേജിലെ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതിന് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് നൽകുകയും വേണം
- ശൂന്യമായ രസീത് ബുക്കുകൾ രസീതിൽ ഒപ്പിടാൻ അധികാരമുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ സുരക്ഷിത കസ്റ്റഡിയിൽ സൂക്ഷിക്കും. രസീത് ഓഫീസ് മേധാവി ഒപ്പിടണം അല്ലെങ്കിൽ അദ്ദേഹത്തിന് കീഴിലുള്ള മറ്റേതെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ഒപ്പിടാൻ അധികാരമുണ്ടായിരിക്കാം.
- ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ് മാറുക ആണെകിൽ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം. അഡ്വാൻസുകളും അവയുടെ ക്രമീകരണങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ക്യാഷ് ബുക്കിൽ നിരകളുണ്ട്. അഡ്വാൻസ് കേസുകൾ ഉള്ള ഓഫീസുകളിൽ, അഡ്വാൻസ് രജിസ്റ്റർ സൂക്ഷിക്കണം .
- ഓരോ ഓഫീസിലും ഒരു ക്യാഷ് ബുക്ക് മാത്രമേ ഉണ്ടാകൂ.
- ഗവ. സർക്കാർ പണം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഓഫീസർക്ക്, ഓഫീസ് മേധാവിയുടെ പ്രത്യേക അനുമതിയില്ലാതെ, സർക്കാരിന്റേതല്ലാത്ത പണം കൈകാര്യം ചെയരുത്. അങ്ങനെ ഉള്ള പണം പ്രത്യേക൦ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും, പ്രത്യേക൦ കണക്കു സൂക്ഷികേണ്ടതുമാണ്.
- ചെക്ക്ഇഷ്യു ചെയ്ത കഴിഞ്ഞാൽ മുന്ന് മാസം വരെ മാത്രമേ വാലിഡിറ്റി ഉണ്ടാകുകയുള്ളൂ
- സർക്കാരിന് ലഭിക്കുന്ന പണം അടുത്ത പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ബാങ്കിലോ ട്രഷറിയിലോ നിക്ഷേപിക്കണം. പ്രത്യേക അനുമതിയോടെയല്ലാതെ വകുപ്പുതല രസീതിൽ നിന്ന് ചെലവ് വരുത്താൻ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥനും അധികാരമില്ല.
- എൻ‌കാഷ്‌മെന്റ് തീയതി മുതൽ മൂന്ന് മാസത്തിനുള്ളിൽ വിതരണം ചെയ്യാത്ത തുക സർക്കാരിന് നിക്ഷേപിക്കണം.
Go(P)No.119 / 2008 Fin Dt 07/ 03/ 2008 ഉത്തരവ് പ്രകാരം ക്യാഷ് ബുക്ക് (TR 7 A)മാറ്റം വരുത്തിയിട്ടുണ്ട് .ഉത്തരവ് കാണാൻ ആയി ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയുക
ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഫസ്റ്റ് പേജിൽ പേജ് നമ്പർ സാക്ഷ്യ പത്രം രേഖപ്പെടുത്തുക
certified that this register contains ….pages. Serially numbered from 1 to …….
പുതിയ ക്യാഷ് ബുക്ക് എടുക്കുമ്പോൾ നേരത്തെ ഉപയ്യോഗിച്ചിരുന്ന ക്യാഷ് ബുക്കിൽ നിന്നും ബാലൻസ് തുക കൊണ്ടുവരുന്നതായി ഒരു സാക്ഷ്യ പത്രം ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഫസ്റ്റ് പേജിൽ എഴുതണം
Certified that the opening of Rs…………….(Rupees ………….)with following specification
1……………….
2…………..
3………………,
has been brought forward page no…..of cashbook vol……..
ഉപയോഗിച്ചു കൊണ്ട് ഇരിക്കുന്ന ക്യാഷ് ബുക്ക് തീരുമ്പോൾ എഴുതേണ്ട സാക്ഷ്യ പത്രം
Certified that the closing balance Rs………Rupees ………….)with following specification
1……………….
2…………..
3………………,
has been carried over to cash book Vol……….
ക്യാഷ് ബുക്ക് പേജിൽ ഏറ്റവും മുകളിൽ ആയി ഓഫീസ് നെയിം എഴുതി മാസം രേഖപെടുത്തുക.
ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതുമ്പോൾ ആദ്യ ഭാഗം Receipts ഉം അടുത്ത ഭാഗം Payments ഉം
ആണ്
ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ഒരു ദിവസത്തിനു ആയി ഒരു പേജ് തന്നെ എടുക്കുക.ട്രാൻസാക്ഷൻ ഇല്ലാത്ത ദിവസങ്ങളിൽ ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതുന്ന പേജിൽ മുകളിൽ ആയി ചുവന്ന മഷിയിൽ (……./ ……./ ……) മുതൽ (……./ ……./ ……) വരെ ട്രാൻസാക്ഷനുകൾ ഒന്നും ഇല്ല എന്ന് എഴുതി ഡി.ഡി.ഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഉം, ടോട്ടൽ എഴുതുന്നതും,ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് ഉം ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം
Receipts
- Date :– തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുക
- No.of the receipt issued or bill drawn:-ബിൽ നമ്പർ / റെസിപ്റ്റ് നമ്പർ കൊടുക്കുക
- From whom received :-ആരിൽ നിന്നും ലഭിച്ചു എന്നുള്ളത് കൊടുക്കുക
- Cheque /D.D No.or Serial Nos.in the register of valuables:-ചെക്ക് നമ്പർ / ഡി ഡി നമ്പർ കൊടുക്കുക
- Receipt to be credited to Government Account:-സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ട രസീത് തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Salaries and Advances:- സാലറി/ അഡ്വാൻസ് എന്നിവ മാറിയ തുകകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക
- Inrecoupment of Permanent Advance :-Permanent Advance നിന്നും തുക മാറിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Advance Payment :-ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ് തുകകൾ മാറിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Miscellaneous:പ്രത്യകിച്ചു കോളങ്ങൾ നൽകാത്ത ബില്ലുകളിൽ മാറുന്ന തുകകൾ (ഉദാഹരണം :-കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ etc ..)രേഖപ്പെടുത്തുക
- Total :-അകെ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Classification :-ഒരേ ബില്ലുകളുടെയും ഡീറ്റെയിൽസ് ചുരുക്കി എഴുതാം
Payments
- Date :- തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുക
- Sub voucher No./Sl.Nos. in the register of valuables:-പേയ്മെന്റ് നടത്തിയ ബില്ലുകളുടെ വൗച്ചർ നമ്പർ എഴുതുക.കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ ആണെങ്കിൽ വൗച്ചർ നമ്പർ മാത്രം എഴുതുക.സാലറി ബിൽ ആണെകിൽ ഇപ്പോൾ അക്വിറ്റൻസ് ഇല്ലാത്തതിനാൽ സ്പാർക്കിൽ നിന്നുംലഭിക്കുന്ന ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഫയൽ ചെയുന്ന രജിസ്റ്റർ ന്റെ പേജ് നമ്പർ നോട്ട് ചെയ്യ്താൽ മതി (Classification ഏതു തരം ബിൽ എന്നുള്ളത് നോട്ട് ചെയുക.) ക്യാഷ് ബുക്ക്, അക്വിറ്റൻസ് റോൾ കൈകാര്യം ചെയുന്നത് സംബന്ധിച്ച്(G.O.(P) No.138/2016/Fin. Dated, Thiruvananthapuram,23.09.2016) ഉത്തരവ് കാണുന്നതിനായി ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയുക
- To whom paid or sent to PAO/Bank for credited:-ബാങ്കിൽ തുക ക്രെഡിറ്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട് എങ്കിൽ അത് രേഖപ്പെടുത്തുക
- Receipt to be credited to Government Account:-സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട് എങ്കിൽ അത് രേഖപ്പെടുത്തുക
- Salaries and Advance :-സാലറി / അഡ്വാൻസ് ആയി മാറി നൽകിയ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Out of Permanent Advances:-ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ് തുകകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Out of money drawn in anticipation of payments:-അഡ്വാൻസ് തുകകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Miscellaneous:-പ്രത്യകിച്ചു കോളങ്ങൾ നൽകാത്ത ബില്ലുകളിൽ മാറുന്ന തുകകൾ (ഉദാഹരണം:-കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ etc ..)നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആരേഖപ്പെടുത്തുക
- Total:-അകെ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക
- Classification:-ഒരേ ബില്ലുകളുടെയും ഡീറ്റെയിൽസ് ചുരുക്കി എഴുതാം
റെസിപ്റ്റും ഭാഗവും,പേയ്മെന്റ് .ഭാഗവും എഴുതി കഴിഞ്ഞാൽ റെസിപ്റ്റും ഭാഗത്തായി ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് വിശദമായി എന്തിന്റെ ഒക്കെ തുക ആണ് എന്നുള്ളത് വിശദമായി എഴുതി ഡി.ഡി.ഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.പേയ്മെന്റ് ഭാഗത്തായി സർട്ടിഫിക്കറ്റ് പ്രിന്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട്.അതിൽ തീയതിയും,ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് തുകയും എഴുതി ഡിഡിഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
കുറിപ്പ് .
- Cash Book and Classified Ledger,Treasury Remittance Books ഒരു കാരണവശാലും നശിപ്പിക്കാൻ പാടില്ല KFC Vol (1 )[ ART.338.[A](v)
- പേ ബിൽ ,acquittance rolls എന്നിവ 35 വര്ഷംവരെ സൂക്ഷിക്കണം KFC Vol (1 )[ ART.338.[b](2)
- പേ ബിൽ ,acquittance rolls ലാസ്റ്റ് ഗ്രേഡ് ജീവനക്കാരുടെ 45 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](3)
- Register of contingent expenditure:5 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](4)
- Contingent bills:5 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](5)
- Travelling allowance bills and acquittance rolls relating there to:-3 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](7)
- Counterfoils of receipt books and used Cheque books:- 6 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](12)
- Treasury chalans (treasury receipts for remittances to the treasury:- 6 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](13)
- Register of personal and other advances:- 10 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](15)
- Sub-vouchers not sent to the audit office:-5 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](16)
നശിപ്പിക്കുന്നതിന് നിർദിഷ്ട കാലയളവ് പറയുന്നുണ്ടെങ്കിലും പരിശോധന പൂർത്തിയാക്കി എന്നുള്ള സർട്ടിഫിക്കറ്റ് ലഭിച്ചിട്ട് മാത്രമേ നശിപ്പിക്കാൻ പാടുള്ളു